Encümen Müdürlüğü
19.06.2019
Encümen Müdürlüğü'nün görevleri:
- Encümen Başkanının emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündeminin hazırlanması ve hazırlanan gündemin encümen üyelerine dağıtılmasını sağlamak,
- Encümen gündemini gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydetmek,
- Encümene görüşülmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere geri göndermek,
- Tamam olan evrakları Encümen gündemine alınmak üzere kaydetmek,
- Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek toplantı mekânını hazır bulundurmak,
- Encümen de alınan kararları varsa muhalefet şerhleriyle beraber Encümen Karar Defterine kaydetmek ve üyelere imzalattırmak,
- Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere göndermek,
- İl Encümenin aynı zamanda 2886 sayılı yasaya göre ihale komisyonu olmasından dolayı, ihale komisyonu sekretarya hizmetlerini yürütmek,
- Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
- Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
- Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak,
- Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının zapta geçirilmesini sağlanmak.
- Zabıtlara uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Kâtip ve Başkanına imzalatılmasını yapmak,
- Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibini yapmak,
- Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine duyurulmasını sağlamak,
- Meclis üyelerinin meclise devam çizelgelerinin düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak,
- Meclis ve Encümen üyelerinin huzur haklarına ait işlemlerin yürütülmesi,
- Taşınır Mallar için 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı “Taşınır Mal Yönetmeliği” çerçevesinde gerekli işlemleri yapmak.
- Birimin yaptığı işlerle ilgili olarak veri tabanı oluşturmak ve aylık/yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak, ilgili makamlara sunmak
- Birim arşivi oluşturmak.
- Amirlerin ve mevzuatın verdiği diğer görevleri yapmak
Encümen Müdürü
Faruk Kul
